Von verstreuten Tabellen und E-Mail-Ketten zu einer einheitlichen HR-Plattform, die den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus abdeckt — ohne Microsoft 365 zu verlassen.
Das HR-Team des Kunden verwaltete Onboarding per E-Mail, Urlaubsanträge per Excel, Schulungsnachweise in einem separaten LMS und Umfragen über ein Drittanbieter-Tool — ohne Verbindung untereinander. Genehmigungen waren langsam, Daten wurden dupliziert, und Mitarbeiter hatten keinen zentralen Ort.
Das Unternehmen bezahlte bereits für Microsoft 365, nutzte es aber nur für E-Mail und Teams-Anrufe. Sie benötigten eine Lösung, die das Vorhandene nutzt, keine zusätzlichen Lizenzkosten verursacht und schnell ohne langes IT-Projekt bereitgestellt werden kann.
Flex HR Suite ist ein einzelnes SharePoint Framework (SPFx) Webpart, das direkt im Microsoft 365 Tenant des Kunden bereitgestellt wird. Mit React und Fluent UI gebaut, erscheint es als vollbildschirmiges HR-Portal, zugänglich von SharePoint und Microsoft Teams.
All data lives in SharePoint-Listen inside the client's own tenant. Power Automate handles approvals and notifications. Copilot AI handles candidate matching. No third-party servers, no data leaving Microsoft 365.
Jedes Modul ist rollenbasiert — was HR-Admins sehen, unterscheidet sich von dem, was Mitarbeiter sehen, alles gesteuert durch SharePoint-Gruppenmitgliedschaft.
Strukturierte Checklisten, die automatisch ausgelöst werden, wenn ein neuer Mitarbeiter hinzugefügt wird. Aufgaben werden pro Abteilung zugewiesen und bis zur Erledigung verfolgt. Offboarding spiegelt denselben Ablauf umgekehrt wider.
Power AutomateMitarbeiter stellen Urlaubsanträge direkt im Portal. Manager genehmigen oder lehnen mit Kommentar ab. Urlaubssalden werden automatisch pro Mitarbeiter und Jahr berechnet. Eine Team-Kalenderansicht zeigt geplante Abwesenheiten.
SharePoint-ListenHR pflegt einen Schulungskatalog mit Terminen, Beschreibungen und Kapazitätsgrenzen. Mitarbeiter schreiben sich selbst ein oder werden Pflichtsessions zugewiesen. Abschlüsse werden automatisch verfolgt, Zertifikate können der Personalakte beigefügt werden.
DokumentenbibliothekHR-Admins erstellen benutzerdefinierte Umfragen mit einem Formular-Builder — Einfachauswahl, Mehrfachauswahl, Bewertungsskalen und Freitext. Antworten werden anonymisiert und in Echtzeit-Dashboards aggregiert. JSON-Export für externe Analyse.
Benutzerdefinierter Formular-BuilderEin digitales Mitarbeiterdossier pro Person — Kontaktdaten, Rollenverlauf, Dokumente, Schulungsverlauf, Urlaubssaldo und Onboarding-Status an einem Ort. Nur für HR Admin und HR Basic Rollen sichtbar. Mitarbeiter sehen nur ihre eigene Akte.
Rollenbasierter ZugriffEin Newsfeed für HR-Ankündigungen — Richtlinienaktualisierungen, Firmenveranstaltungen, Leistungsänderungen. Geteilter Dokumentenbereich für HR-Vorlagen, Richtlinien-PDFs und Mitarbeiterhandbücher. Für alle Mitarbeiter sichtbar.
Alle RollenHR gibt einen natürlichsprachlichen Prompt ein, der den idealen Kandidaten beschreibt. Copilot durchsucht die Lebenslauf-Bibliothek und gibt die Top 3 und Top 10 Matches nach Übereinstimmungsprozentsatz zurück. Kandidaten unter 90% erhalten eine Lückenanalyse.
Microsoft CopilotEin Echtzeit-Überblick über wichtige HR-Kennzahlen — Mitarbeiterzahl, aktive Onboardings, ausstehende Urlaubsanträge, Schulungsabschlussraten, bevorstehende Offboardings. Excel-Export für Gehaltsabrechnung und Prüfzwecke.
Power BI bereitDie Rollenzuweisung erfolgt vollständig über die SharePoint-Gruppenmitgliedschaft — nach der Bereitstellung ist keine individuelle Konfiguration erforderlich.
Ein phasenweiser Ansatz, der Unterbrechungen minimal hält und ab dem ersten Tag Mehrwert liefert.
Kick-off-Gespräch zur Bestätigung von Rollennamen, SharePoint-Site-URL, Sprachpräferenz und zu aktivierenden Modulen. Der Kunde genehmigt den finalen Modulumfang.
PowerShell script creates all 11 SharePoint-Listen and the CV document library. App catalog entry deployed. SPFx package installed in tenant.
Genehmigungsflows für Urlaubsanträge, Onboarding-Aufgaben und Offboarding konfiguriert. E-Mail-Vorlagen an das Kundenbranding angepasst. Testläufe mit dem HR-Team abgeschlossen.
HR Admin und HR Basic Benutzer testen alle Flows von Anfang bis Ende. Admin-Dokumentation und Benutzerhandbuch übergeben. Schulungssitzung für das HR-Team (1–2 Stunden).
Webpart zur Unternehmens-Intranet-Startseite und Teams-Tab hinzugefügt. Mitarbeiter benachrichtigt. 2-Wochen Hypercare-Supportfenster beginnt.
Wir hatten sechs verschiedene Tools für HR. Jetzt ist alles an einem Ort — in Microsoft 365, für das wir bereits bezahlen. Das Onboarding-Modul allein spart unserem HR-Team etwa 4 Stunden pro Neueinstellung.
Keine externen Server. Kein Drittanbieter-SaaS. Alle Ihre Daten bleiben in Ihrem Microsoft 365 Tenant, geschützt durch Microsofts Enterprise-Sicherheit.
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